회사 차량 운행규정은 누가 어떤 목적으로 차를 쓰고, 예약·점검·사고 보고·비용 기록을 어떻게 할지 정하는 사내 기준입니다. 회사가 작성한 규정만으로 자동차보험 보장이나 모든 손해배상 책임을 바꿀 수는 없습니다. 여러 직원이 공유할 때도 사내 사용 규칙과 보험사의 특별약관을 구분하세요.
먼저 차량별 운영 현황을 적습니다
보유·리스·렌트 차량을 구분하고 차량 담당자, 실제 운전자, 보험기간·범위·연령, 주차·정비 담당을 연결합니다. 여러 직원이 번갈아 쓴다면 운행 전후 누가 차량 상태를 확인하고 열쇠를 인계하는지도 정하세요. 확인되지 않은 ‘법인차 공유 전용 특약’이 모든 계약에 필수라고 가정하지 않습니다.
규정에 넣을 항목과 검토용 문구
아래는 회사가 조정할 수 있는 문서 예시입니다. 법적 효력이나 모든 업종의 의무를 보장하는 표준 계약서가 아닙니다.
- 사용 승인: 운전자는 담당자에게 사용 목적·예정 시간·반납 시각을 신청하고 승인 결과를 확인한다.
- 운전자 확인: 면허와 현재 자동차보험의 운전자 범위·연령 조건을 확인한 사람에게 차량을 인계한다.
- 사용 범위: 업무 목적 사용, 출퇴근·업무 외 사용의 허용 여부와 승인 절차를 회사에서 정한다.
- 점검·인계: 출발 전 이상·기존 파손을 확인하고, 반납 때 새 손상·정비 필요 사항과 주행 내역을 알린다.
- 사고·고장: 사람의 안전과 필요한 구조·신고를 우선하고 회사 및 보험사 공식 접수 경로로 알린다.
- 비용·기록: 유류·주차·통행·수리 지출과 운행 목적을 회사가 정한 방식으로 기록·제출한다.
직원이 규정을 읽었는지 확인하고, 담당자가 부재할 때의 연락 방법도 넣으세요. 일정 운전 경력이나 교육을 내부 승인 기준으로 정하더라도 그것을 모든 자동차보험의 필수 가입 조건으로 설명하지 않습니다.
회사 허가와 보험에서 허용하는 운전자는 다릅니다
KB 운전자 범위 안내는 임직원을 실제 근로·계약 관계 등으로 정의합니다. 회사가 친구·가족의 사용을 승인했다고 보험에서도 자동 허용되는 것은 아닙니다. 반대로 계약직이라는 직함 하나만으로 보험에서 제외된다고 단정하지 않습니다.
범위 변경이 필요하다면 보험사의 가능 여부와 실제 효력 시각을 확인합니다. 사내 문서에 ‘어떤 사고든 보험으로 전액 처리’라고 적지 마세요. 미가입 담보, 자기부담·한도·제외 조건은 남을 수 있습니다.
공유 차량은 예약·반납 기록을 연결합니다
차량번호, 사용·반납 시각, 운전자, 운행 목적과 발견한 이상을 한 곳에서 확인할 수 있게 관리합니다. 이전 사용자의 파손과 새 파손을 구분할 사진은 필요한 범위에서 남기되, 모든 직원의 위치·이동 영상을 무제한 수집·공유하는 방법을 기본값으로 삼지 않습니다.
GPS나 전자 운행기록 도입은 비용·정확성·보관·접근 권한을 검토하는 별도 결정입니다. 전자 기록이라는 이유만으로 수기 기록보다 세무상 항상 인정되거나 월 일정 비용으로 모든 기능이 제공된다고 단정하지 마세요.
사고 비용을 직원에게 무조건 떠넘기지 않습니다
보험에서 지급한 금액과 회사의 별도 손해를 먼저 구분합니다. 규정에 ‘사고 운전자는 전액 배상’ 또는 ‘위반하면 즉시 해고’라고 적는 방식으로 개별 노동·민사 문제를 해결했다고 생각하면 안 됩니다. 실제 사고 경위·적용 법률·취업규칙 등의 관계를 검토해야 합니다. 직원 운전 사고의 책임 구분에서 피해자 배상과 회사·직원 사이의 부담을 나누어 확인할 수 있습니다.
업무 사용과 세무 기록은 따로 확인합니다
회사에서 허용하는 출퇴근·업무 외 사용과 세무상 업무사용비율을 같은 기준으로 단정하지 않습니다. 실제 이동 목적과 해당 규정·과세연도 요건을 확인하세요. 업무용승용차의 보험·비용 인정 요건을 담당 회계·세무 담당자와 함께 대조할 수 있습니다.
가입 범위는 임직원한정 가입 확인, 변경 효력은 임직원특약 변경 절차, 사고 접수는 법인차 사고 처리 순서로 연결됩니다. 규정은 차량·담당자·보험이 바뀔 때 실제 운영과 맞는지 다시 검토하세요.
검토일: 2026년 10월 2일. 운행 허용 범위·공유 사용의 유용한 관리 항목을 통합하고, 출처 없는 사고 감소율·전산 비용·의무 검사·고정 징계 및 출퇴근의 일괄 사적 운행 판단을 제거했습니다.
